Polityka prywatności (RODO)

RODO – HILFA SWEDEN AB

Od 25 maja 2018 roku obowiązuje RODO – Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które określa zasady dotyczące przetwarzania wszelkich informacji, które mogą być bezpośrednio lub pośrednio powiązane z osobą fizyczną.

Ochronie podlegają wszystkie dane, które mogą być powiązane z konkretną osobą. Dotyczy to nie tylko zorganizowanych danych w bazach danych lub innych rejestrach, ale także danych niezorganizowanych, takich jak e-maile, pojedyncze dokumenty itd. Dane te nie muszą znajdować się w systemie IT – obejmują również fizyczne rejestry i archiwa.

Rozporządzenie reguluje przetwarzanie danych osobowych. Obejmuje to zbieranie, rejestrowanie, organizowanie, strukturalizowanie, przechowywanie, przetwarzanie, modyfikowanie, udostępnianie, odczytywanie, wykorzystywanie i rozpowszechnianie danych osobowych. Oznacza to wszystkie działania, które mogą być podejmowane w odniesieniu do danych.

W Hilfa działamy w 100% w modelu B2B i przetwarzamy głównie dane firmowe oraz dane osobowe, takie jak pracownicy, osoby kontaktowe wśród klientów i dostawców związanych z tymi firmami. Dane te są niezbędne do realizacji umów pisemnych i niepisemnych z klientami lub potencjalnymi klientami/partnerami. Naszym celem jest przetwarzanie jak najmniejszej ilości danych osobowych. Zwykle przechowujemy następujące dane o Państwie i Państwa firmie: numer organizacyjny i/lub numer VAT, nazwa firmy, adresy związane z firmą, dane dotyczące wysyłki i faktur, oraz dane kontaktowe osób kontaktowych, takie jak nazwa, adres e-mail firmy i numer telefonu.

Dane te wykorzystywane są głównie wewnętrznie w firmie. Nikt z zewnątrz nie ma dostępu do tych danych. Jeśli nie życzą sobie Państwo, abyśmy przechowywali te dane, prosimy o kontakt, a my usuniemy dane o Państwa firmie.

Naszym celem jest, aby przetwarzanie danych osobowych przez Hilfa odbywało się na podstawie legalnych przesłanek i zgodnie z zasadami RODO, aby zapewnić naszym klientom, pracownikom i dostawcom, że ich dane osobowe są przetwarzane w sposób bezpieczny i przejrzysty.

Przy przetwarzaniu danych osobowych działamy na podstawie Państwa zgody i/lub w celu realizacji naszych obowiązków umownych oraz prawnych, ochrony naszych systemów lub realizacji innych uzasadnionych interesów, głównie związanych z działalnością sprzedażową i marketingową.

Poniższe usługi obejmują Hilfa oraz partnerów współpracujących, którzy wykonują zadania na nasze zlecenie. Z naszymi partnerami zawieramy umowy o przetwarzaniu danych osobowych.

W ramach HILFA SWEDEN AB znajdują się następujące rejestry:

Monitor ERP
Nasze systemy ERP, w których rejestrowane są zamówienia, wraz z danymi kontaktowymi, adresami dostaw i fakturami dla zamawiających firm.

Paloma
Do celów marketingowych, takich jak newslettery i podobne usługi.

Archiwum umów
W Hilfa znajduje się fizyczne archiwum zawierające obowiązujące umowy. W archiwum umów znajdują się dane kontaktowe, adresy dostaw i faktur do naszych partnerów umownych.

Faktury
Informacje księgowe muszą być przechowywane przez 7 lat po zakończeniu roku obrachunkowego.

Office365
Wszyscy pracownicy Hilfa mają dostęp do Outlooka, w którym znajdują się dane takie jak imiona, nazwiska, adresy e-mail itp. osób, z którymi pracownicy mają kontakt w ramach swojej pracy. Nasze programy Outlook są regularnie czyszczone. Dane w Outlooku nie są sortowane.