Personvernerklæring (GDPR)
GDPR – HILFA SWEDEN AB
Per 25. mai 2018 er det GDPR – General Data Protection Regulation – som fastsetter reglene for alle former for behandling av opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til en person.
Informasjonen som skal beskyttes inkluderer all informasjon som på noen måte kan knyttes til en enkeltperson. Dette gjelder ikke bare strukturerte data i en database eller annet register, men også ustrukturerte data, for eksempel en e-postmelding, et enkeltdokument osv. Dataene trenger ikke være i et IT-system, fysiske registre og arkiver. er også inkludert.
Forordningen regulerer behandling av personopplysninger. Dette refererer til innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbeiding, modifikasjon, produksjon, lesing, bruk og formidling av personopplysninger. Det vil si alt du måtte ønske å gjøre med dataene.
Vi i Hilfa jobber 100 % med B2B og håndterer hovedsakelig bedriftsdata og persondata, f.eks. ansatte, kontaktpersoner hos kunder og leverandører knyttet til disse selskapene. Informasjonen skal kunne oppfylle både skriftlige og uskrevne avtaler med kunder eller potensielle kunder/partnere. Vårt mål er å håndtere så lite personopplysninger som mulig. Generelt lagrer vi følgende informasjon om deg og din bedrift. Organisasjonsnummer og/eller MVA-nummer, firmanavn, adresser knyttet til bedriften, frakt- og fakturadetaljer, samt relevant kontaktpersons navn, firmaets e-post og telefondetaljer.
Vi bruker hovedsakelig denne informasjonen internt i selskapene. Ingen utenforstående kan få tilgang til denne informasjonen. Hvis du ikke ønsker at vi skal ha denne informasjonen om deg og din bedrift, vennligst kontakt oss så fjerner vi informasjonen om deg. Målet er at Hilfas behandling av personopplysninger skjer på lovlig grunnlag og i henhold til GDPR-prinsipper for å sikre for våre kunder, ansatte og leverandører at vi håndterer deres personopplysninger på en sikker og transparent måte. Når vi behandler personopplysninger, gjør vi det med ditt samtykke og/eller etter behov, for å drive virksomheten vår, oppfylle våre kontraktsmessige og juridiske forpliktelser, beskytte systemene våre eller oppfylle andre legitime interesser, primært knyttet til salg og markedsføringsaktiviteter. Følgende tjenester inkluderer Hilfa og partnerne som utfører oppgaver på vegne av oss, persondatabehandlingsavtaler er signert med våre partnere. Innenfor HILFA SWEDEN AB er det følgende registre: Overvåk ERP Vårt forretningssystem hvor bestillinger registreres sammen med kontakt-, leverings- og fakturainformasjon til bestillerbedrifter. Paloma For markedsføring i form av nyhetsbrev og lignende tjenester. Avtalearkiv På HILFA finnes et fysisk arkiv som inneholder gjeldende avtaler. Kontraktsarkivet inneholder kontakt-, leverings- og fakturainformasjon for våre avtaleparter. Regninger Regnskapsopplysningene skal oppbevares i 7 år etter det kalenderåret regnskapsåret ble avsluttet. Office365 Alle ansatte i Hilfa har Outlook og programmet inneholder navn, e-post osv. på personer som ansatte har kontakt med i sin stilling. Outlook-programmene våre renses regelmessig. Dataene i Outlook er ikke sortert.