Politika privatnosti (GDPR)

Od 2018. godine, Opšta uredba o zaštiti podataka – GDPR – reguliše sve vrste obrade podataka koji se direktno ili indirektno odnose na pojedinca.

Podaci koji moraju biti zaštićeni uključuju sve informacije koje se mogu povezati sa pojedincem. Ovo se odnosi ne samo na strukturirane podatke u bazi podataka ili drugim registrima, već i na nestrukturirane podatke, na primer, e-mailove, pojedinačne dokumente, itd. Podaci ne moraju biti pohranjeni u IT sistemu, jer su takođe uključeni fizički registri i arhive.

Uredba reguliše obradu ličnih podataka. To znači prikupljanje, snimanje, organizovanje, strukturiranje, čuvanje, prilagođavanje, pretragu, konsultacije, korišćenje ili širenje ličnih podataka. To je sve što želite da uradite sa podacima.

U Hilfi radimo 100% sa B2B poslovanjem i uglavnom obrađujemo podatke o firmama i lične podatke koji se odnose na, na primer, zaposlene, kontakt osobe klijenata i dobavljače povezane sa tim kompanijama. Podaci se koriste u svrhu ispunjavanja pisanih i nepisanih ugovora sa klijentima ili potencijalnim klijentima/partnerskim ugovaračima. Naš cilj je da obradimo što manje ličnih podataka. Generalno, čuvamo sledeće informacije o vama i vašoj kompaniji: broj matične firme i/ili PDV broj, naziv firme, adresu povezanu sa firmom, podatke o transportu i fakturisanju, kao i ime, poslovni e-mail i broj telefona relevantnih kontakt osoba.

Ove informacije uglavnom koristimo interno u firmi. Niko izvan kompanije nema pristup tim podacima. Ako ne želite da čuvamo ove informacije o vama i vašoj kompaniji, molimo vas da nas obavestite, a mi ćemo obrisati vaše podatke.

Cilj je da obrada ličnih podataka od strane Hilfe bude sprovedena na zakonitim osnovama i u skladu sa principima GDPR-a kako bi se uverili naši kupci, zaposleni i dobavljači da obradjujemo njihove lične podatke na siguran i transparentan način.

Kada obrađujemo lične podatke, to činimo uz vaš pristanak i/ili na osnovu potrebe za informacija, u svrhu vođenja naših operacija, ispunjavanja naših ugovornih i zakonskih obaveza, zaštite naših sistema ili ispunjavanja drugih legitimnih interesa, uglavnom povezanih sa prodajom i marketinškim aktivnostima.

Sledeće usluge u vezi sa Hilfom i partnerima koji obavljaju zadatke u naše ime, sa kojima usklađujemo Ugovore o obradi ličnih podataka.

Sledeći registri se čuvaju unutar Hilfa AB:

Monitor ERP
Naš poslovni sistem u kojem se zapisuju narudžbine zajedno sa kontaktima, informacijama o isporuci i fakturisanju koje se odnose na naše naručujuće firme.

Paloma
Za marketinške svrhe, uključujući biltene i slične usluge.

Arhiva ugovora
Hilfa poseduje fizičku arhivu aktuelnih ugovora. Arhiva sadrži informacije o kontaktima, isporuci i fakturisanju u vezi sa našim partnerskim ugovaračima.

Fakture
Računovodstvene informacije moraju biti čuvane 7 godina nakon završetka kalendarske godine u kojoj je završena fiskalna godina.

Office365
Svi zaposleni u Hilfi koriste Outlook, a program sadrži imena, e-mailove itd. koji se odnose na osobe sa kojima su naši zaposleni u kontaktu u okviru svog posla. Outlook programi se redovno čiste. Informacije u Outlook-u nisu sortirane.