Integritetspolicy (GDPR)

GDPR – Hilfa AB

 

Från och med 25 maj 2018 är det GDPR – General Data Protection Regulation – som slår fast reglerna för all form av behandling av information som direkt eller indirekt kan knytas till en person.

De uppgifter som ska skyddas inkluderar alla uppgifter som på något sätt kan knytas till en enskild individ. Det gäller inte bara strukturerad data i en databas eller annat register, utan även ostrukturerade uppgifter, till exempel ett e-postmeddelande, ett enskilt dokument etc. Uppgifterna behöver inte finnas i ett IT-system, även fysiska register och arkiv innefattas.

Förordningen reglerar personuppgiftsbehandling. Med det avses insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, ändring, framtagning, läsning, användning och spridning av personuppgifter. Det vill säga allt det man kan tänkas vilja göra med uppgifterna.

Vi på Hilfa jobbar till 100% med B2B och hanterar främst företagsuppgifter och  personuppgifter t.ex. anställda, kontaktpersoner hos kunder och leverantörer kopplade till dessa företag. Uppgifterna är för att kunna uppfylla både skriftliga och oskrivna avtal med kund eller potentiella kunder/partners. Vårt mål är att hantera så lite personuppgifter som möjligt. Generellt lagrar vi följande uppgifter om er och ert företag. Organisationsnummer och/eller momsnummer, företagsnamn, adresser kopplade till företaget, frakt och fakturauppgifter samt relevanta kontaktpersons namn, företagsmail och telefonuppgifter. 

Vi använder främst dessa uppgifter internt i bolagen. Ingen utomstående får ta del av dessa uppgifter. Önskar ni ej att vi har dessa uppgifter om er och ert företag, vänligen återkoppla till oss så plockar vi bort uppgifterna om er. 

Målsättningen är att Hilfas behandling av personuppgifter sker på laglig grund och i enlighet med GDPR:s principer för att säkerställa för våra kunder, anställda och leverantörer att vi hanterar deras personuppgifter på ett säkert och öppet sätt.

När vi bearbetar personuppgifter gör vi det med ditt samtycke och/eller på behovsbasis, i syfte att kunna driva vår verksamhet, uppfylla våra avtalsenliga och juridiska skyldigheter, skydda våra system eller uppfylla andra berättigade intressen, främst relaterade till sälj-och marknadsföringsaktiviteter.

Följande tjänster omfattar Hilfa och de samarbetspartner som utför uppgifter på uppdrag åt oss, med våra samarbetspartner skrivs personuppgiftsbiträdesavtal.  

 

Inom Hilfa AB finns följande register:

Monitor ERP
Vårt affärssystem där order registreras tillsammans med kontakt-, leverans- och fakturauppgifter till beställande företag.

Paloma

För marknadsföring i form av nyhetsbrev och liknande tjänster. 

Avtalsarkiv 
På Hilfa finns ett fysiskt arkiv innehållande gällande avtal. I avtalsarkivet finns kontakt-, leverans- och fakturauppgifter till våra avtalsparter.

Fakturor
Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Office365
Samtliga anställda på Hilfa har Outlook och i programmet finns namn, e-post etc. till personer som anställda i sin tjänst har kontakt med. Våra Outlook-program rensas regelbundet. Uppgifterna i Outlook sorteras inte.